Выставление фактуры с VAT заказчику из Европы

Выставление фактуры c VAT

заказчику из Европы

С 01.04.2026 обязанность отправлять фактуры в KSeF будет распространяться на всех предпринимателей, чья выручка превышает 10 000 злотых брутто в месяц — фактуры продаж необходимо будет отправлять через систему KSeF.

Если Ваша деятельность попадает под обязательства оправлять фактуры в KSeF, то обратите внимание, что настройках wfirma необходимо выбрать данную опцию.

Важно! Если Вы уже интегрировали KSeF и Wfirma, но еще не включили функцию отправки фактур фактур в KSeF и Wfirma, то необходимо сделать это в настройках согласно инструкции Отправка фактур KSeF_Konfeguracja

Начинаем заполнять фактуру во вкладке "PRZYCHODY".

📌 Если Вы авторизованы в KSeF, то выставляйте фактуры в формате версии рабочей, чтобы иметь возможность проверить и отредактировать фактуру до отправки в KSeF и избежать коррект.

Добавляем нового контрагента, выбрать 1

1 - Dodaj nowego.

После заполнения контрагента, его сможем найти в сохраненном:

2 - Szukaj w katalogu.

После ввода данных контрагента

Проходим далее "Zapisz".

Адрес контрагента указывать необязательно.

Указываем данные Вашего заказчика и данные по сделке.

Nabywca - название заказчика

Data wystawienia - дата выставления фактуры

Data sprzedaży - должна соответствовать месяцу (отчетному периоду), в котором оказывалась услуга. К примеру, последний день месяца.

Metoda płatności - метод оплаты. Как правило перевод(przelew).

Produkt - название оказываемой услуги и сумма по фактуре.

Stawka - nie podl. UE

Дата выставления (Data wystawienia) - после ввода система автоматически заполнит Дату продажи (Data sprzedaży) и Срок оплаты (Termin platnośti). Даты могут быть изменены вручную.

Рассмотрим несколько ситуаций оплаты.

◉ После выставления фактуры ожидаем оплату:

Пример 1: Услуга была оказана в мае, фактуру выставляем в июне.

Дата продажи (Data sprzedaży) - предпочтительнее выставить на последний календарный день месяца (31 мая);

Дата выставления (Data wystawienia) - до 15 числа текущего месяца (1-15июня);

Срок оплаты (Termin platnośti) - предполагаемое количество календарных дней (стандартно - 10 дней).

Пример 2: Услуга оказана в мае, фактуру выставляем в мае.

Дата выставления (Data wystawienia) - например 10 мая;

Дата продажи (Data sprzedaży) - можете выставить идентичную даты выставления 10 мая (день в день).

Срок оплаты (Termin platnośti) предполагаемое количество календарных дней.

◉ Оплата произведена раньше, чем выставлена фактура:

Дата выставления (Data wystawienia) - сегодня.

Дата продажи (Data sprzedaży) - месяц когда были выполнены услуги.

Пример: оплата была в мае, фактуру выставляем в июне.

Допустим, что средства поступили -22 мая, фактуру делаем 7 июня:

Дата выставления (Data wystawienia) - 7 июня;

Дата продажи (Data sprzedaży) - 22 мая;

Не добавляем в графу "Zapłacono" сумму поступления на счет и галку не ставим. Достаточно добавленных документов в "банк" или прикрепления платежек к самой фактуре.

◉Был получен аванс за услугу:

Пример 1: оплата была в мае, фактуру выставляем в июне:

Дата продажи (Data sprzedaży) - предпочтительнее выставить на последний календарный день месяца (31 мая);

Дата выставления (Data wystawienia) - до 15 числа текущего месяца (1-15июня);

Пример 2:

Услуга оказана в мае, фактуру выставляем в мае.

Дата выставления (Data wystawienia) - например 10 мая;

Дата продажи (Data sprzedaży) - можете выставить идентичную даты выставления 10 мая (день в день).

Нумерация фактур (Seria) - система автоматически присвоит порядковый номер фактуры.

Рекомендуем узнать, как нумеруются фактуры более подробно.

Вкладку "Księgowe" оставляем как есть.

Вкладка "Zaawansowane".

Есть возможности:

выбрать валюту - "Waluta" (система автоматически заполнит курс);

выбрать двуязычную форму оформления - "Język";

добавить свой банковский 26значный счет - "Rachunek"(необязательно);

выбрать стиль фактуры, рекомендуем "prosty".

Автоматическую высылку фактуры на емейл заказчика можно посмотреть в отдельном гайде.

Приступаем к добавлению услуги.

Заполняем данные по услуге.

Nazwa

Вписываем название оказанной услуги (писать можно как на польском, так и на английском/немецком/литовском и т.п.).

Приоритетный вариант заполнения название услуги:

указать свой код деятельности (kody PKD) CEIDG, который подходит к данной фактуре.

Typ
Выбираем Usługa

Jednostka podst.
Выбираем usł (услуга).
Есть возможность выбрать в расчетной единице часы, тогда в стоимость указываем сумму за час(h).

Stawka VAT spzedaży
Выбираем пункт "nie podl. UE".

Сena netto
Cena brutto
Сумма предполагается в валюте, которую выбрали ранее во вкладке ранее Zaawansowane (Пункт 6).
Указываем сумму согласно Вашей договоренности с заказчиком.
Так же можно не прописывать сумму в самом окошке услуги, достаточно сохранить ее без суммы и далее указать в общем окошке выставления фактуры. Это удобно том в случае, если услугу оказываете одну и туже, но с разной стоимостью.

Нажимаем "Zapisz"

Важно! Отправляйте фактуру в KSeF только если уверены, что она конечная и не требует дополнительных согласований.

Для ситуаций, когда фактуру нужно согласовать или скорректировать данные используйте кнопку Zapisz wersję roboczą.

Дата выставления в фактуре будет соответствовать дате отправки фактуры в KSeF, обратите на это внимание при согласовании фактуры в рабочей версии. Т.е. для того, чтобы уложиться в сроки выставления фактур по закону необходимо согласовать рабочую версию заранее

(до 15 числа).

Важно! Обратите внимание, что при включенной функцией отправки фактур в KSeF доступны для редактирования только дата продажи и дата оплаты.

Когда функция отправки фактур в KSeF не включена и Вы выставляете фактуры, по которыми нет обязательства отправки в KSeF (работа только с физическими лицами), то воспользуйтесь функцией Fystaw fakturę.

Важно! Если Вы не уверены на счет обязательств отправки фактур в KSeF по вашей деятельности, то обязательно уточните у Вашего менеджера.

После выставления всех фактур за текущий месяц.

Необходимо утвердить это в программе.

Только после подтверждения бухгалтер начинает расчет ваших налогов.