Выставление фактуры без VAT работая с площадкой Deel

для заказчиков из Европы/Стран вне ЕС

С 01.04.2026 обязанность отправлять фактуры в KSeF будет распространяться на всех предпринимателей, чья выручка превышает 10 000 злотых брутто в месяц — фактуры продаж необходимо будет отправлять через систему KSeF.


Если Ваша деятельность попадает под обязательства оправлять фактуры в KSeF, то обратите внимание, что настройках wfirma необходимо выбрать данную опцию.

Важно! Если Вы уже интегрировали KSeF и Wfirma, но еще не включили функцию отправки фактур фактур в KSeF и Wfirma, то необходимо сделать это в настройках согласно инструкции Отправка фактур KSeF_Konfeguracja

1

В личном кабинете заходим во вкладку "PRZYCHODY".

2

Если Вы уже интегрировали KSeF и Wfirma, то выбираем Wystaw => Wersję roboczą faktury

Если Вы еще не интегрировали KSeF и Wfirma, то выбираем Wystaw => Fakturę (без VAT ).

Выбираем заполнение фактуры без VAT.

3

Важно понимать кто является ОСНОВНЫМ заказчиком!

Когда Вы оказываете услуги с помощью площадки Deel у Вас основным заказчиком является конечный покупатель Вашей услуги.


📌 Например:

Оказываете услугу для заказчика из страны ЕС, но Вы зарегистрированы на платформе Deel с юридическим адресов в США. Основным заказчиком будет контргагент ЕС.


Оказываете услугу для заказчика из страны США, но Вы зарегистрированы на платформе Deel с юридическим адресов в ЕС. Основным заказчиком будет контргагент США.


Оказываете услугу для заказчика из страны ЕС\США, но Вы зарегистрированы на платформе Deel с юридическим адресов в Польше. Основным заказчиком будет контргагент ЕС\США.

3.1

Добавляем нового контрагента (основного), выбрать 1

1 - Dodaj nowego.

После заполнения контрагента, его сможем найти в сохраненном:

2 - Szukaj w katalogu.

Пример заполнения контрагента из Европы.

Адрес контрагента указывать необязательно.

Пример заполнения контрагента из Америки.

Адрес контрагента указывать необязательно.

После ввода данных контрагента

Проходим далее "Zapisz".

3.2

Теперь нужно добавить Deel. В правом верхнем углу выбираем выпадающий список и кликаем Dodaj innego odbiorcę

Odbiorca - юридическое название площадки

Kraj -страна

Kod - почтовый индекс

Miejscowość - город

Nr identifikacyjny - номер NIP \ TaxID


📌 Обязательно указываем роль площадки:

  • Wkaż role - Rola inna
  • Opis roli - platforma HR
4

Разбираемся с выставлением даты

Дата выставления (Data wystawienia) - после ввода система автоматически заполнит Дату продажи (Data sprzedaży) и Срок оплаты (Termin platnośti). Даты могут быть изменены вручную.

Рассмотрим несколько ситуаций оплаты.


◉ После выставления фактуры ожидаем оплату:


Пример 1: Услуга была оказана в мае, фактуру выставляем в июне.

Дата продажи (Data sprzedaży) - предпочтительнее выставить на последний календарный день месяца (31 мая);

Дата выставления (Data wystawienia) - до 15 числа текущего месяца (1-15июня);

Срок оплаты (Termin platnośti) - предполагаемое количество календарных дней (стандартно - 10 дней).


Пример 2: Услуга оказана в мае, фактуру выставляем в мае.

Дата выставления (Data wystawienia) - например 10 мая;

Дата продажи (Data sprzedaży) - можете выставить идентичную даты выставления 10 мая (день в день).

Срок оплаты (Termin platnośti) предполагаемое количество календарных дней.



◉ Оплата произведена раньше, чем выставлена фактура:

Дата выставления (Data wystawienia) - сегодня.

Дата продажи (Data sprzedaży) - месяц когда были выполнены услуги.

Пример: оплата была в мае, фактуру выставляем в июне.

Допустим, что средства поступили -22 мая, фактуру делаем 7 июня:

Дата выставления (Data wystawienia) - 7 июня;

Дата продажи (Data sprzedaży) - 22 мая;

Не добавляем в графу "Zapłacono" сумму поступления на счет и галку не ставим. Достаточно добавленных документов в "банк" или прикрепления платежек к самой фактуре.



◉ Был получен аванс за услугу:


Пример 1: оплата была в мае, фактуру выставляем в июне:

Дата продажи (Data sprzedaży) - предпочтительнее выставить на последний календарный день месяца (31 мая);

Дата выставления (Data wystawienia) - до 15 числа текущего месяца (1-15июня);

Не добавляем в графу "Zapłacono" сумму поступления на счет и галку не ставим. Достаточно добавленных документов в "банк" или прикрепления платежек к самой фактуре.


Пример 2:

Услуга оказана в мае, фактуру выставляем в мае.

Дата выставления (Data wystawienia) - например 10 мая;

Дата продажи (Data sprzedaży) - можете выставить идентичную даты выставления 10 мая (день в день).

Не добавляем в графу "Zapłacono" сумму поступления на счет и галку не ставим. Достаточно добавленных документов в "банк" или прикрепления платежек к самой фактуре.

Нумерация фактур (Seria) - система автоматически присвоит порядковый номер фактуры.

Рекомендуем узнать, как нумеруются фактуры более подробно.

5

Во вкладке "Księgowe" необходимо развернуть выпадающий список в разделе Shemat księgowe и выбираем подходящий вам вариант согласно примера ниже.

6

Вкладка "Zaawansowane"


Есть возможности:

выбрать валюту - "Waluta" (система автоматически заполнит курс);

выбрать двуязычную форму оформления - "Język";

добавить свой банковский 26значный счет - "Rachunek"(необязательно);

выбрать стиль фактуры, рекомендуем "prosty".

Автоматическую высылку фактуры на емейл заказчика можно посмотреть в отдельном гайде.

7

Приступаем к добавлению услуги

Заполняем данные по услуге

Nazwa

Вписываем название оказанной услуги (писать можно как на польском, так и на английском/немецком/литовском и т.п.).

Приоритетный вариант заполнения название услуги:

указать свой код деятельности (kody PKD) CEIDG, который подходит к данной фактуре.


Typ
Выбираем Usługa

Jednostka podst.
Выбираем usł (услуга).
Есть возможность выбрать в расчетной единице часы, тогда в стоимость указываем сумму за час(h).

Сena
Сумма предполагается в валюте, которую выбрали ранее во вкладке ранее Zaawansowane (Пункт 6).
Указываем сумму согласно Вашей договоренности с заказчиком.
Так же можно не прописывать сумму в самом окошке услуги, достаточно сохранить ее без суммы и далее указать в общем окошке выставления фактуры. Это удобно том в случае, если услугу оказываете одну и туже, но с разной стоимостью.

Нажимаем "Zapisz"

8

Важно! Отправляйте фактуру в KSeF только если уверены, что она конечная и не требует дополнительных согласований.


Для ситуаций, когда фактуру нужно согласовать или скорректировать данные используйте кнопку Zapisz wersję roboczą.


Дата выставления в фактуре будет соответствовать дате отправки фактуры в KSeF, обратите на это внимание при согласовании фактуры в рабочей версии. Т.е. для того, чтобы уложиться в сроки выставления фактур по закону необходимо согласовать рабочую версию заранее

(до 15 числа).

Важно! Обратите внимание, что при включенной функцией отправки фактур в KSeF доступны для редактирования только дата продажи и дата оплаты.

Когда функция отправки фактур в KSeF не включена и Вы выставляете фактуры, по которыми нет обязательства отправки в KSeF (работа только с физическими лицами), то воспользуйтесь функцией Fystaw fakturę.

Важно! Если Вы не уверены на счет обязательств отправки фактур в KSeF по вашей деятельности, то обязательно уточните у Вашего менеджера.

9

После выставления всех фактур за текущий месяц. Необходимо утвердить это в программе.


📌 Подтверждать комплект документов необходимо уже после отправки фактур в KseF.


Только после подтверждения бухгалтер начинает расчет ваших налогов.