KSeF to państwowy system wymiany faktur elektronicznych. Formularz ZAW-FA składa się w celu nadania, zmiany lub odebrania uprawnień do korzystania z KSeF. Poniżej znajduje się krótka instrukcja jego prawidłowego wypełnienia.

ZAW-FA - Instrukcja nadania SIIAMI uprawnień dokorzystania z KSeF dla spółek

1
Aby wypełnić formularz elektronicznie, należy pobrać go z podanego linku i otworzyć pobrany plik w oknie przeglądarki.
Jeżeli wypełnienie formularza elektronicznie nie jest możliwe, można go pobrać, wydrukować i uzupełnić ręcznie według wzoru.

W polu 1 formularza ZAW-FA należy wpisać NIP podmiotu składającego formularz (spółki).

W sekcji A (pola 5-6) należy wskazać właściwy Urząd Skarbowy oraz cel złożenia formularza.


Dokładną nazwę właściwego Urzędu Skarbowego można sprawdzić tutaj na podstawie kodu pocztowego adresu siedziby spółki.

2

W sekcji B.1 należy podać dane identyfikacyjne podatnika (spółki).

W sekcji B.2 należy podać dane kontaktowe podatnika.

W polu 10 trzeba obowiązkowo wpisać adres e-mail, ponieważ na ten adres zostanie przesłana informacja o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF.

3

W sekcji C.1 należy podać dane identyfikacyjne osoby z zarządu spółki uprawnionej do korzystania z KSeF.

Pola 16-18 wypełnia się w przypadku braku numeru PESEL.


W sekcji C.2 należy podać numer telefonu i adres e-mail osoby uprawnionej do korzystania z KSeF.

Pole 20 dotyczące adresu e-mail jest obowiązkowe, ponieważ na wskazany adres osoba uprawniona otrzyma powiadomienie o nadaniu uprawnień do korzystania z systemu KSeF.

4
W sekcji E należy wpisać imię, nazwisko i stanowisko, np. PREZES ZARZĄDU / CZŁONEK ZARZĄDU, osób uprawnionych do reprezentowania podatnika składającego formularz.

Jeżeli umowa spółki wymaga łącznej reprezentacji przez kilka osób, w sekcji E muszą podpisać się wszystkie te osoby. Jeżeli każda osoba uprawniona może działać samodzielnie, wystarczy podpis jednej z nich. W przypadku więcej niż sześciu podpisujących należy użyć dodatkowych formularzy ZAW-FA.
5

Gratulujemy, wszystkie dane w formularzu zostały uzupełnione! Pozostaje podpisać formularz Profilem Zaufanym i wysłać go przez e-Doręczenia.

Formularz należy wysłać nie z konta spółki, lecz z konta osoby fizycznej, w imieniu której składane jest zawiadomienie. Adres do e-Doręczeń właściwego urzędu można znaleźć w wyszukiwarce.

Jeżeli formularz został wypełniony ręcznie, można go również zeskanować i podpisać Profilem Zaufanym. Jeżeli formularz został zarówno wypełniony, jak i podpisany odręcznie, należy wysłać go pocztą albo złożyć osobiście w urzędzie.

Podczas uzupełniania wiadomości w e-Doręczenia należy wpisać:
Temat wiadomości – ZAW-FA
Treść wiadomości – Zawiadomienie o nadaniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu E-Faktur
Po uzupełnieniu wszystkich pól i dodaniu w załączniku wypełnionego formularza ZAW-FA należy wybrać Wyślij i wysłać wiadomość.

Wysłana wiadomość pojawi się w sekcji Moja skrzynka → Wysłane.